Ide beékelnék egy kis keretes írást arról, hogy mennyire kifürkészhetetlen a véletlen, ahogyan rálelünk gyöngyszemekre.

Mielőtt erre a találkozóra elindultam volna, véletlenszerűen böngésztem, feltehetőleg egy, a facebookon postolt videóból kiindulva az indavideón. Miután lassan kedvencemmé váló, kissé Ali G-be hajló indexes riporterem egyik interjújában Joey Baron nevű dobos Carl Schroeder-t nevezte meg a legradikálisabb személyként, akivel együtt dolgozott, elkezdtem rákeresni. Wikipédia után a Youtube-on néztem utána, ahol egy Karl Schroeder-en akadt meg a szemem. Elindítottam a lejátszást, majd odáig értem, hogy a következő novellája világát akarja elmesélni példaképpen (első perc). Ekkor leállítottam a lejátszót és elmentem a találkánkra. (Hmm. Konzisztensen megbeszélést írok le először, amiket utána átírok találkára. Mi lehet emögött?) A videót a találkozónk után néztem meg, amikoris kiderült, hogy relevánsabb a találkozónk szempontjából, mint Joey Baron és a zene szempontjából. “Mekkora flash!” gondoltam magamban, de nem mondtam ki hangosan, mert ez nem az én szóhasználatom, másrészt akkor magamban beszéltem volna, amit mindenki tesz ugyan, de csak némán.

Az előadásban először arra kaptam fel a fejemet, hogy reggel felkelve az első ami után nyúlunk a szemüveg, amin szűrt, taggelt világ jelenik meg. A “They live” alapmű a sci-fi rajongóknak, amiben a speciális szemüvegeknek különös szerepük volt, a valódi dolgok taggelése meg érdekes ötletnek hangzik, ami egy TED-es videón szintén nagyon megtetszett. De a legnagyobb “flash” akkor ért, amikor a következő állítások is elhangzottak:

• Tudnunk kell, mikor kell a dolgokat kontrollálni és mikor kell hagyni, hogy természetes módon folyjanak le az események.
• A jövő a tudattalatinkat kiszolgáló alkalmazásoké, agent-eké, amelyek gyakran “jobban ismernek téged, mint te saját magadat”.

A fenti állítások érvényesek, amikor egy feladatkezelő alkalmazást írunk, és el is hangzottak ma közöttünk. Minden rendszerbe bele lehet őrülni, ezért néha félre kell tudni tenni azt. A rendszer ki kell bírja ezt a félretevést, sőt, mivel jobban ismerhet minket, a tudatalattinkat, esetleg még maga a rendszer fog szólni, hogy “tegyél félre”. És persze meg kell adja az esélyt arra, hogy őt elővenni ne egy fájdalmas esemény legyen, ne visszatérés egy kínkeserves “munkához”, hanem természetszerűleg jöjjön a vágy, hogy folytassuk (vagy, ha úgy tetszik, újrakezdjük) a használatát. Ajánlom minden sci-fi rajongó, alkalmazás fejlesztést vagy más intelligens rendszer tervezésével foglalkozó figyelmébe a videó megnézését.

Az alábbiak az eredeti Autofocus időszervező rendszert ismerők számára szolgálnak előzetes használati utasításként. Később szándékozok írni egyet azok számára is, akik nem ismerik azt.

Céljaim az Autofocus újragondolt változatával:

• Fontos és meg-kell-tenni feladatok könnyebb kezelése.
• A naphoz mint egészhez történő kiegyensúlyozottab megközelítés.
• Nagy vagy nehéz feladatok gyorsabb kezelése.
• Annak a tendenciának a kiküszöbölése, hogy a lista teljesen lelassuljon.
• Nem kívánt elemek gyors kiszórása.
• A lezárás kevésbé vaktában történjék.
• Kisebb szükség kiegészítő listák használatára.
• A fórumban és egyéb helyeken a felhasználók által jelzett trükkök szükségességének csökkentése.

Mindezt az AF bármelyik előnyének elvesztése nélkül!

Hasonlóságok az Autofocus-szal

• Egy hosszú lista mindenről
• Feladatok előzetes elemzés nélkül hozzáadhatók
• A feladatok akkor vannak végrehajtva ha “kiugranak”
• A feladatok lezárása hasonló elven, de más események hatására történnek
• Általában a rendszer célja az AF céljaival egyező. Ahogy az AF-ben is, nem próbáltam formális projektvezetést bevinni a rendszerbe. Így használható bármilyen projektvezetési technikával vagy anélkül.

Különbségek az Autofocus-hoz képest

• A lapok nem egységek többé. Az új rendszert nem befolyásolja a használt lapok hossza.
• Egy hosszú nyitott listán dolgozik, nem zárt listák sorozatán.

Az új rendszer előnyei

• Bármelyik listaelem bármikor elérhető. Ez megszünteti a sürgős és adott napon végrehajtandó elemek által felvetett problémát.
• Sokkal könnyebb feldarabolni egy feladatot közvetlenül a listában, ahelyett, hogy külön listába kerülne.
• A lezárás nem egy “mindent vagy semmit” folyamat, emiatt könnyebb a privát és a munkahelyi feladatok keverése egy listában, ha úgy tetszik.

Hátrányok

Az egyetlen hátrány, hogy hosszabb ideig tart a következő feladat azonosítása, amenyiben a lista egy korábbi eleme az. A gyakorlatban nem láttam ezt nagy fogyatékosságnak – valójában még talán előnyös is lehet, mert utat enged az intuíciódnak, hogy a teljes képet átlássa.

Hogyan is működik a rendszer

Felállítod a listádat ugyanúgy, ahogy azt az AF-fel tennéd. A különbség a lista feldolgozásában van:

1. Menj a lista utolsó elemére (tehát a legutóbb felvett elemhez).
2. Dolgozz visszafelé az utolsó elemtől, mindegyik elemet megvizsgálva, míg valamelyik “ki nem ugrik”.
3. Végezd el a feladatot részben vagy egészben.
4. Vedd fel újra ha szükséges.
5. Ismételd meg a lépéseket 1-től 5-ig.

Vedd észre, hogy egy feladat végrehajtása után ne folytasd a feldolgozást az előzőleg kiválasztott feladattól, hanem kezdd újra a lista végéről minden egyes alkalommal. Mivel a lista folyamatosan nő, az utolsó elem rendszerint különbözni fog attól, amelyikkel előző alkalommal kezdted.

Feladatok lezárása

Minden nap elején lapozz a legrégebbi aktív lapra és húzz egy vonalat azon feladatok csoportja után, amelyek érintetlenek (azaz a legrégebbi feladatok, amelyek még mindig csak várnak a végrehajtásra). Ezek a feladatok lezárásra vannak jelölve. A csoport tartalmazhat bármennyi feladatot egytől felfelé.

A következő nap elején az összes, a vonal előtti érintetlen feladat lezárásra kerül. A lezárás ajánlott módja a szöveg kiemelés, mert ez megkönnyíti azok későbbi felülvizsgálatát.

Majd húzd meg újra a vonalat, ahogy korábban.

Példa:

A nap kezdetekor az előző napon húzott vonal után két törölt elem van, három aktív elem, majd öt törölt elem. Új vonalat húzunk a három aktív elem alatt. Ezek mostantól lezárásra jelöltek. Ha bármelyikükkel nem foglalkozol a következő nap elejéig, akkor lezárásra kerülnek.

A lezárás veszélye még az AF-nél is jobban befolyásolja azt, ahogy dolgozol a listán. Enélkül nagyon kevés ösztönzés lenne arra, hogy korábbi elemekig visszamenj a listában. Tehát kérlek emlékezz, ha nem tartod magad a lezárás szabályához, nagy valószínűséggel felborítod az egész rendszer egyensúlyát.

A lista átolvasása

A nap elején, a vonal újrahúzása és a korábbi vonalig tartó inaktív feladatcsoport lezárása után, a munka megkezdése előtt ajánlott az egész lista átolvasása. Legjobb az elejétől a végéig átolvasni, különösen nagy hangsúlyt fektetve a következő napok során lezárás által fenyegetett elemeknek.

Nekikezdés

Ajánlott körülbelül öt egyszerű elemmel kezdeni a listát, majd hozzáadni az új elemeket, ahogy azok felmerülnek a normális munkavégzés folyamán. Így minden elem friss és releváns lessz.

Ha gondolod, akkor használhatod az előző Autofocus listádat, bár a legtöbb ember valószínűleg a fent említett módon, tiszta lappal akar majd indulni.

Figyelmeztetések

Ne dobálj bele feladatokat előző tennivalós listákról, vagy olyan módon, hogy felírsz minden lehetséges dolgot, amivel foglalkozhatnál. Ha így tennél, egy nagy halom emészthetetlen anyag kerül a listádba. Állj ellen a kísértésnek, hogy így tegyél – ehelyett a “Nekikezdés” részben ajánlottak szerint járj el.

Ugyancsak állj ellen annak, hogy visszamenj a lista végére egy elemmel történt foglalkozás után. Értelmetlennek tűnhet visszamenni egészen a lista végére, ha egy olyat akarsz végrehajtani, ami nagyon közel van az éppen végrehajtott feladathoz, de pszichológiailag nagyon fontos ennek megtétele.

A napokban lektorálták Tim Ferriss: Zúzd le a félelmet, tanulj meg bármit című előadásának általam elkészített fordítását. Nézzétek meg, bár ha az angol nem akadály, akkor talán jobb angolul, legfeljebb angol felirattal megnézni.

Az előadás maga egy kicsit lapos és kapkodó, mintha össze akart volna szedni a különálló tanulási élményeiből valami konzisztenset. És úgy tesz, hivatkozik is ezekre, mintha felvázolta volna a kulcs elemeket, mintha beszélt volna róluk, de nem. Alapvetően három élményén keresztül meséli el, hogy ha félsz valamitől, meg akarsz oldani valamit, állj hozzá úgy, mint egy felfedező gyerek, szedd szét elemeire, ne hagyd, hogy az adott terület bevett konvenciói elhomályosítsák a látásod, így van esélyed megfejteni a titkát. Ezzel pedig végső soron legyőzheted a félelmedet…

1. Három állapot létezik: amikor nem tudod, amikor cselekszel, és amikor kész van.

7. Amint kész vagy vele, már meg is szabadulhatsz tőle.

10. Ami nem sikerült, az késznek számít. Amit elrontottál, az is.