A javított Autofocus Időszervező Rendszer

Mark Forster publikálta Autofocus Időszervező Rendszerének újragondolt változatát. Következzék a blogjában tett leírás magyar fordítása.

Alább olvasható a jelentősen átdolgozott Autofocus Rendszer, amely nagyban növeli a módszer hatákonyságát.

Az ismertető használatának ajánlott módja: Az alábbi útmutató egyszeri elolvasása, csak hogy általános képed legyen a dologról, majd a leírás végén található, lépésekre lebontott “Gyorstalpaló” követése.

Áttekintés

Az Autofocus a teendők egyetlen hosszú listájára alapszik. Amint új teendők keletkeznek, azokat tedd a lista végére. A lista feldolgozásának három módja van. Ezek a következők: Hátulról haladó mód, Elölről haladó mód és az Áttekintő mód.

Hátulról haladó mód

Ahogy azt a név is sugallja, ebben az üzemmódban, a lista végéről haladunk visszafelé. A lista végén találhatók az újabb teendők. A hátulról haladó mód kifejezetten a listán megjelenő sürgősebb feladatok elvégzéséhez járul hozzá, bár semmi esetre sem korlátozódik ezekre. A napot mindig a hátulról haladó módban kezded.

Elölről haladó mód

Ebben az üzemmódban a lista elejétől a vége felé haladsz. Elsődlegesen a kevésbé sürgős dolgok kezelésére szolgál, amelyekre nem került sor a hátulról előre üzemmód során, bár a használata nem korlátozódik ezekre a kevésbé sürgős feladatokra.

Áttekintó mód

A nap elején, a listán leghosszabb ideje szereplő feladatok közül néhányat áttekintésre jelölünk. Ha a nap folyamán nem történik semmilyen akció ezekkel, akkor kiemeljük őket áttekintésre és megszűnnek aktív feladatoknak lenni. Csak egy áttekintés, felülvizsgálat után kerülhetnek vissza az aktív teendők közé.

Részletes útmutató

Hátulról haladó mód

Minden napot a hátulról haladó módban kezdesz.

A lista utolsó elemével kezdve olvasod végig a teendőket, míg olyanhoz nem érsz, amiről úgy érzed, hogy készen áll a végrehajtásra. Ezen a teendőn dolgozol, ameddig jól esik, majd lehúzod a teendőt a listádról.

Ha még nem fejezted be a teendőt, újra vedd fel a lista végére. Ha a teendő visszatérő (pl. email), akkor szintén vedd fel a lista végére.

Amint készen vagy ezzel, ismételd meg a fenti eljárást ismét a lista végétől kezdve.

N.B. Mindig visszatérsz a lista végére, amikor egy teendődet befejezted.

Elöről haladó mód

Legyen mindig egy “Előlről haladó üzemmódba váltás” feladatod a listán.

Akkor váltasz a hátulról haladó módból az elölről haladó módba, ha ehhez a feladathoz érsz, és késznek érzed a végrehajtásra.

Az elölről haladó módban való munkavégzés meglehetősen különbözik a hátulról haladó módtól.

Az elölről haladó üzemmódban a listán laponként haladsz végig. Lapozz az első nyitott elemet tartalmazó oldalra. Olvasd végig mindegyik elemet az oldalon anélkül, hogy bármit is tennél velük. Majd olvasd át újra őket és foglalkozz azzal, amit késznek érzel rá.

Maradj ugyanazon az oldalon, amíg úgy érzed, nincs további végrehajtandó feladat. Ezután lépj a követkeő oldalra és tégy hasonlóan.

Annak a jele, hogy vissza kell váltani a hátulról haladó módba az, hogy olyan oldalra érkezel, amin nem végzel el egyetlen feladatot sem. Ez a szabály nem érvényes a lista utolsó oldalára, arra, amelyikre épp feladatokat veszel fel.

Amikor visszatérsz a hátulról haladó módba, vedd fel újra az “Előlről haladó üzemmódba váltás” feladatot a listádra.

Megjegyzések:

1) Minden alkalommal, amikor visszatérsz a hátulról haladó módból az elölről haladó módba, az első aktív feladatnál kell kezdened.

2) Ha nem tudsz egy oldalon egyetlen feladatot sem végrehajtani, mert például a helyzeted nem megfelelő (azaz fizikailag lehetetlen végrehajtani őket), akkor nyugodtan hagyd ki az oldalt és folytasd az elölről haladó üzemmódban történő feldolgozást.

3) Ha a lista utolsó oldalát elérve még mindig elölről haladó üzemmódban vagy, az oldal befejezése után kezdd el megint elölről a listád feldolgozását (azaz az első aktív teendőn).

Áttekintő mód

Minden nap elején, az aktív teendők első blokkját meg kell jelölni áttekintésre (ez lehet egy vagy több teendő). Ennek jelzésére egy vonalat húzunk a blokk alá.

Bármelyik elem ezek közül érintetlen marad a következő nap kezdetéig, áttekintendőre vált. Ennek ajánlott módja a szövegkiemelés.

Ezek a teendők ezután töröltként vannak kezelve, és nem lehet őket újra felvenni a listára, hacsak nem történt meg a felülvizsgálatuk. Ezt úgy tesszük meg, hogy az “Áttekintő módba váltás” feladatot felvesszük a listára visszatérő feladatként.

Áttekintő módban újra felveheted a szüvegkiemelt részeket a listára (lásd a lentebbi iránymutatásokat). Az újra felírt, szövegkiemelt teendőket húzzuk át, hogy a későbbi áttekintések alkalmával ne foglalkozzunk velük. Akkor is érdemes kihúznod egy teendőt, ha arra jutsz, hogy nem akarod újra felülvizsgálni.

Amint készen van az áttekintés, vedd fel újra az “Áttekintő módba váltás” feladatot a listára és menj vissza abba a módba, amiben legutóbb voltál.

Iránymutatások az áttekintő módhoz

Kérlek vedd komolyan azt a szabályt, hogy nem vehetsz fel egy feladatot újra a felülvizsgálata nélkül. A teendők áttekintésre jelölése az Autofocus rendszer egyik legerősebb eleme, helytelen alkalmazása a teljes rendszer működőképességére hatással van.

Áttekintő módban alaposan meg kell vizsgálnod, hogy az egyes teendők miért kerültek felülvizsgálatra, vajon tényleg végre kell-e egyáltalán azt hajtani, vajon megérett-e az idő a végrehajtására, vajon elvon-e téged a fő céljaidtól, és egyéb releváns tényezőket. Amikor újra felveszel egy elemet gyakran érdemes feldarabolni, vagy újrafogalmazni valamilyen módon.

Gyorstalpaló

1. A nekikezdéshez csak egy jegyzettömbre és egy tollra van szükséged. Később szükséged lesz egy szövegkiemelőre is. Vedd figyelembe, hogy erősen ajánlott, hogy a rendszert előbb papíron kezdd el, még akkor is, ha később elektronikus megoldásra akarnál váltani.
2. Írj egy listát a jegyzettömbödbe azokról a dolgokról, amiket végre kell hajts: egy teendő – egy sor. A kezdéshez nem kell teljes legyen a lista. Amint eszedbe jutnak dolgok, vagy felmerülnek teendők, csak add a listához őket.
3. Vedd fel az “Elölről haladó módba váltás” teendőt.
4. Olvasd el újra a részletes útmutatót a hátulról haladó üzemmódhoz. Bizonyosodj meg róla, hogy valóban érted őket.
5. Kezdj el dolgozni a listán a hátulról haladó üzemmódban.
6. Amikor elhatározod, hogy az “Elölről haladó módba váltás” teendő készen áll a végrehajtásra, akkor olvasd el újra a részletes útmutatót az elölről hátra üzemmódhoz, bizonyosodj meg felőle, hogy teljesen érted őket és kezdj el dolgozni a listán elölről haladó módban az útmutatóban leírtaknak megfelelően.
7. Folytasd a lista feldolgozását, Elölről haladó és Hátulról haladó módban a szabályoknak megfelelően. Ne aggodalmaskodj azzal kapcsolatban, hogy milyen gyakran teszed ezt, mivel ez a körülményektől nagyban függ.
8. A következő napon olvasd el újra a részletes útmutatót az áttekintő módhoz és jelöld meg áttekintésre késznek a megfelelő teendőket, ahogy az a leírásban szerepel.
9. Kezdj el dolgozni a listán hátulról haladó módban. (Mindig hátulról haladó módban kezded a napot.)
10. Valamikor a nap folyamán olvasd újra az egész útmutatót.

Minta oldal

Példaként álljon itt a saját, eredeti Autofocus listámról egy oldal.

Megjegyzések a mintaoldalhoz:

1) A dátum a bal oldali margó legszélére van írva, az aznapi első teendő mellé. Jelen esetben ez 21/7 (magyarul 07.21 lenne).

2) A nap számát csak a törölt elemek baljára írom. Ezt minden nap elején teszem meg. Így látható, hogy van egy törölt elem (Article for “Eaglet”), amelyiknek nincs napszám az oldalán. Ez azért van, mert az adott napon foglalkoztam a teendővel.

3) A törölt elemeket egyetlen egyenes vonallal húzom ki. Amikor dolgozni kezdek egy elemen, egy pontot teszek elé a margóra (többnek is látható a nyoma). Ez segít elköteleződni a teendő mellett és megtalálni, hol is tartok. Amikor végzek a teendővel való foglalkozással, a pontból kiindulva húzom meg a vonalat.

4) Az egymás utáni kihúzott elemeket egy függőleges vonallal kötöm össze. (ford.: Az előbb említett pontok mentén.) Ez megkönnyíti a még aktív teendők megtalálását.

5) Amint az látható, két esetben a vonalak teljesen átszelik az oldalt. Ezek olyan vonalak, amik azt jelzik, hogy bizonyos feladatok áttekintésre vannak megjelölve. Ezen a napon egyetlen ilyen megjelölt elem volt: a már korábban említett Article for “Eaglet”.

Természetesen nem fontos a dátumok használata, ha nem érdekel a statisztika készítés.

Figyeld meg, hogy nem teszek semmiféle tag-et, sürgősségi jelet vagy kategóriabeli megkülönböztetést a teendőkhöz, így az oldal meglehetősen egyszerű marad.

Leglátogatottabb oldalak

• Autofocus Időszervező Rendszer
• Autofocus statisztikám
• Autofocus 2 Időszervező rendszer
• A javított Autofocus Időszervező Rendszer

Autofocus 2 Időszervező rendszer

Mark Forster publikálta Autofocus Időszervező Rendszerének 2.0-ás változatát, ami az Autofocus Időszervező Rendszer 1.0 változat tapasztalataira alapul és az azt használók ötleteire próbál megoldást találni. Következzék a blogjában tett bejelentés magyar fordítása.

Az alábbiak az eredeti Autofocus időszervező rendszert ismerők számára szolgálnak előzetes használati utasításként. Később szándékozok írni egyet azok számára is, akik nem ismerik azt.

Céljaim az Autofocus újragondolt változatával:

• Fontos és meg-kell-tenni feladatok könnyebb kezelése.
• A naphoz mint egészhez történő kiegyensúlyozottab megközelítés.
• Nagy vagy nehéz feladatok gyorsabb kezelése.
• Annak a tendenciának a kiküszöbölése, hogy a lista teljesen lelassuljon.
• Nem kívánt elemek gyors kiszórása.
• A lezárás kevésbé vaktában történjék.
• Kisebb szükség kiegészítő listák használatára.
• A fórumban és egyéb helyeken a felhasználók által jelzett trükkök szükségességének csökkentése.

Mindezt az AF bármelyik előnyének elvesztése nélkül!

Hasonlóságok az Autofocus-szal

• Egy hosszú lista mindenről
• Feladatok előzetes elemzés nélkül hozzáadhatók
• A feladatok akkor vannak végrehajtva ha “kiugranak”
• A feladatok lezárása hasonló elven, de más események hatására történnek
• Általában a rendszer célja az AF céljaival egyező. Ahogy az AF-ben is, nem próbáltam formális projektvezetést bevinni a rendszerbe. Így használható bármilyen projektvezetési technikával vagy anélkül.

Különbségek az Autofocus-hoz képest

• A lapok nem egységek többé. Az új rendszert nem befolyásolja a használt lapok hossza.
• Egy hosszú nyitott listán dolgozik, nem zárt listák sorozatán.

Az új rendszer előnyei

• Bármelyik listaelem bármikor elérhető. Ez megszünteti a sürgős és adott napon végrehajtandó elemek által felvetett problémát.
• Sokkal könnyebb feldarabolni egy feladatot közvetlenül a listában, ahelyett, hogy külön listába kerülne.
• A lezárás nem egy “mindent vagy semmit” folyamat, emiatt könnyebb a privát és a munkahelyi feladatok keverése egy listában, ha úgy tetszik.

Hátrányok

Az egyetlen hátrány, hogy hosszabb ideig tart a következő feladat azonosítása, amenyiben a lista egy korábbi eleme az. A gyakorlatban nem láttam ezt nagy fogyatékosságnak – valójában még talán előnyös is lehet, mert utat enged az intuíciódnak, hogy a teljes képet átlássa.

Hogyan is működik a rendszer

Felállítod a listádat ugyanúgy, ahogy azt az AF-fel tennéd. A különbség a lista feldolgozásában van:

1. Menj a lista utolsó elemére (tehát a legutóbb felvett elemhez).
2. Dolgozz visszafelé az utolsó elemtől, mindegyik elemet megvizsgálva, míg valamelyik “ki nem ugrik”.
3. Végezd el a feladatot részben vagy egészben.
4. Vedd fel újra ha szükséges.
5. Ismételd meg a lépéseket 1-től 5-ig.

Vedd észre, hogy egy feladat végrehajtása után ne folytasd a feldolgozást az előzőleg kiválasztott feladattól, hanem kezdd újra a lista végéről minden egyes alkalommal. Mivel a lista folyamatosan nő, az utolsó elem rendszerint különbözni fog attól, amelyikkel előző alkalommal kezdted.

Feladatok lezárása

Minden nap elején lapozz a legrégebbi aktív lapra és húzz egy vonalat azon feladatok csoportja után, amelyek érintetlenek (azaz a legrégebbi feladatok, amelyek még mindig csak várnak a végrehajtásra). Ezek a feladatok lezárásra vannak jelölve. A csoport tartalmazhat bármennyi feladatot egytől felfelé.

A következő nap elején az összes, a vonal előtti érintetlen feladat lezárásra kerül. A lezárás ajánlott módja a szöveg kiemelés, mert ez megkönnyíti azok későbbi felülvizsgálatát.

Majd húzd meg újra a vonalat, ahogy korábban.

Példa:

A nap kezdetekor az előző napon húzott vonal után két törölt elem van, három aktív elem, majd öt törölt elem. Új vonalat húzunk a három aktív elem alatt. Ezek mostantól lezárásra jelöltek. Ha bármelyikükkel nem foglalkozol a következő nap elejéig, akkor lezárásra kerülnek.

A lezárás veszélye még az AF-nél is jobban befolyásolja azt, ahogy dolgozol a listán. Enélkül nagyon kevés ösztönzés lenne arra, hogy korábbi elemekig visszamenj a listában. Tehát kérlek emlékezz, ha nem tartod magad a lezárás szabályához, nagy valószínűséggel felborítod az egész rendszer egyensúlyát.

A lista átolvasása

A nap elején, a vonal újrahúzása és a korábbi vonalig tartó inaktív feladatcsoport lezárása után, a munka megkezdése előtt ajánlott az egész lista átolvasása. Legjobb az elejétől a végéig átolvasni, különösen nagy hangsúlyt fektetve a következő napok során lezárás által fenyegetett elemeknek.

Nekikezdés

Ajánlott körülbelül öt egyszerű elemmel kezdeni a listát, majd hozzáadni az új elemeket, ahogy azok felmerülnek a normális munkavégzés folyamán. Így minden elem friss és releváns lessz.

Ha gondolod, akkor használhatod az előző Autofocus listádat, bár a legtöbb ember valószínűleg a fent említett módon, tiszta lappal akar majd indulni.

Figyelmeztetések

Ne dobálj bele feladatokat előző tennivalós listákról, vagy olyan módon, hogy felírsz minden lehetséges dolgot, amivel foglalkozhatnál. Ha így tennél, egy nagy halom emészthetetlen anyag kerül a listádba. Állj ellen a kísértésnek, hogy így tegyél – ehelyett a “Nekikezdés” részben ajánlottak szerint járj el.

Ugyancsak állj ellen annak, hogy visszamenj a lista végére egy elemmel történt foglalkozás után. Értelmetlennek tűnhet visszamenni egészen a lista végére, ha egy olyat akarsz végrehajtani, ami nagyon közel van az éppen végrehajtott feladathoz, de pszichológiailag nagyon fontos ennek megtétele.

Időgazdálkodási módszerek listája