Mark Forster publikálta Autofocus Időszervező Rendszerének 2.0-ás változatát, ami az Autofocus Időszervező Rendszer 1.0 változat tapasztalataira alapul és az azt használók ötleteire próbál megoldást találni. Következzék a blogjában tett bejelentés magyar fordítása.
Az alábbiak az eredeti Autofocus időszervező rendszert ismerők számára szolgálnak előzetes használati utasításként. Később szándékozok írni egyet azok számára is, akik nem ismerik azt.
Céljaim az Autofocus újragondolt változatával:
- Fontos és meg-kell-tenni feladatok könnyebb kezelése.
- A naphoz mint egészhez történő kiegyensúlyozottab megközelítés.
- Nagy vagy nehéz feladatok gyorsabb kezelése.
- Annak a tendenciának a kiküszöbölése, hogy a lista teljesen lelassuljon.
- Nem kívánt elemek gyors kiszórása.
- A lezárás kevésbé vaktában történjék.
- Kisebb szükség kiegészítő listák használatára.
- A fórumban és egyéb helyeken a felhasználók által jelzett trükkök szükségességének csökkentése.
Mindezt az AF bármelyik előnyének elvesztése nélkül!
Hasonlóságok az Autofocus-szal
- Egy hosszú lista mindenről
- Feladatok előzetes elemzés nélkül hozzáadhatók
- A feladatok akkor vannak végrehajtva ha “kiugranak”
- A feladatok lezárása hasonló elven, de más események hatására történnek
- Általában a rendszer célja az AF céljaival egyező. Ahogy az AF-ben is, nem próbáltam formális projektvezetést bevinni a rendszerbe. Így használható bármilyen projektvezetési technikával vagy anélkül.
Különbségek az Autofocus-hoz képest
- A lapok nem egységek többé. Az új rendszert nem befolyásolja a használt lapok hossza.
- Egy hosszú nyitott listán dolgozik, nem zárt listák sorozatán.
Az új rendszer előnyei
- Bármelyik listaelem bármikor elérhető. Ez megszünteti a sürgős és adott napon végrehajtandó elemek által felvetett problémát.
- Sokkal könnyebb feldarabolni egy feladatot közvetlenül a listában, ahelyett, hogy külön listába kerülne.
- A lezárás nem egy “mindent vagy semmit” folyamat, emiatt könnyebb a privát és a munkahelyi feladatok keverése egy listában, ha úgy tetszik.
Hátrányok
Az egyetlen hátrány, hogy hosszabb ideig tart a következő feladat azonosítása, amenyiben a lista egy korábbi eleme az. A gyakorlatban nem láttam ezt nagy fogyatékosságnak – valójában még talán előnyös is lehet, mert utat enged az intuíciódnak, hogy a teljes képet átlássa.
Hogyan is működik a rendszer
Felállítod a listádat ugyanúgy, ahogy azt az AF-fel tennéd. A különbség a lista feldolgozásában van:
- Menj a lista utolsó elemére (tehát a legutóbb felvett elemhez).
- Dolgozz visszafelé az utolsó elemtől, mindegyik elemet megvizsgálva, míg valamelyik “ki nem ugrik”.
- Végezd el a feladatot részben vagy egészben.
- Vedd fel újra ha szükséges.
- Ismételd meg a lépéseket 1-től 5-ig.
Vedd észre, hogy egy feladat végrehajtása után ne folytasd a feldolgozást az előzőleg kiválasztott feladattól, hanem kezdd újra a lista végéről minden egyes alkalommal. Mivel a lista folyamatosan nő, az utolsó elem rendszerint különbözni fog attól, amelyikkel előző alkalommal kezdted.
Feladatok lezárása
Minden nap elején lapozz a legrégebbi aktív lapra és húzz egy vonalat azon feladatok csoportja után, amelyek érintetlenek (azaz a legrégebbi feladatok, amelyek még mindig csak várnak a végrehajtásra). Ezek a feladatok lezárásra vannak jelölve. A csoport tartalmazhat bármennyi feladatot egytől felfelé.
A következő nap elején az összes, a vonal előtti érintetlen feladat lezárásra kerül. A lezárás ajánlott módja a szöveg kiemelés, mert ez megkönnyíti azok későbbi felülvizsgálatát.
Majd húzd meg újra a vonalat, ahogy korábban.
Példa:
A nap kezdetekor az előző napon húzott vonal után két törölt elem van, három aktív elem, majd öt törölt elem. Új vonalat húzunk a három aktív elem alatt. Ezek mostantól lezárásra jelöltek. Ha bármelyikükkel nem foglalkozol a következő nap elejéig, akkor lezárásra kerülnek.
A lezárás veszélye még az AF-nél is jobban befolyásolja azt, ahogy dolgozol a listán. Enélkül nagyon kevés ösztönzés lenne arra, hogy korábbi elemekig visszamenj a listában. Tehát kérlek emlékezz, ha nem tartod magad a lezárás szabályához, nagy valószínűséggel felborítod az egész rendszer egyensúlyát.
A lista átolvasása
A nap elején, a vonal újrahúzása és a korábbi vonalig tartó inaktív feladatcsoport lezárása után, a munka megkezdése előtt ajánlott az egész lista átolvasása. Legjobb az elejétől a végéig átolvasni, különösen nagy hangsúlyt fektetve a következő napok során lezárás által fenyegetett elemeknek.
Nekikezdés
Ajánlott körülbelül öt egyszerű elemmel kezdeni a listát, majd hozzáadni az új elemeket, ahogy azok felmerülnek a normális munkavégzés folyamán. Így minden elem friss és releváns lessz.
Ha gondolod, akkor használhatod az előző Autofocus listádat, bár a legtöbb ember valószínűleg a fent említett módon, tiszta lappal akar majd indulni.
Figyelmeztetések
Ne dobálj bele feladatokat előző tennivalós listákról, vagy olyan módon, hogy felírsz minden lehetséges dolgot, amivel foglalkozhatnál. Ha így tennél, egy nagy halom emészthetetlen anyag kerül a listádba. Állj ellen a kísértésnek, hogy így tegyél – ehelyett a “Nekikezdés” részben ajánlottak szerint járj el.
Ugyancsak állj ellen annak, hogy visszamenj a lista végére egy elemmel történt foglalkozás után. Értelmetlennek tűnhet visszamenni egészen a lista végére, ha egy olyat akarsz végrehajtani, ami nagyon közel van az éppen végrehajtott feladathoz, de pszichológiailag nagyon fontos ennek megtétele.
Soulmates | feka | 
2010/01/29 21:32 | 
1 hozzászólás 
Subscribe