Alább olvasható a jelentősen átdolgozott Autofocus Rendszer, amely nagyban növeli a módszer hatákonyságát.

Az ismertető használatának ajánlott módja: Az alábbi útmutató egyszeri elolvasása, csak hogy általános képed legyen a dologról, majd a leírás végén található, lépésekre lebontott “Gyorstalpaló” követése.

Áttekintés

Az Autofocus a teendők egyetlen hosszú listájára alapszik. Amint új teendők keletkeznek, azokat tedd a lista végére. A lista feldolgozásának három módja van. Ezek a következők: Hátulról haladó mód, Elölről haladó mód és az Áttekintő mód.

Hátulról haladó mód

Ahogy azt a név is sugallja, ebben az üzemmódban, a lista végéről haladunk visszafelé. A lista végén találhatók az újabb teendők. A hátulról haladó mód kifejezetten a listán megjelenő sürgősebb feladatok elvégzéséhez járul hozzá, bár semmi esetre sem korlátozódik ezekre. A napot mindig a hátulról haladó módban kezded.

Elölről haladó mód

Ebben az üzemmódban a lista elejétől a vége felé haladsz. Elsődlegesen a kevésbé sürgős dolgok kezelésére szolgál, amelyekre nem került sor a hátulról előre üzemmód során, bár a használata nem korlátozódik ezekre a kevésbé sürgős feladatokra.

Áttekintó mód

A nap elején, a listán leghosszabb ideje szereplő feladatok közül néhányat áttekintésre jelölünk. Ha a nap folyamán nem történik semmilyen akció ezekkel, akkor kiemeljük őket áttekintésre és megszűnnek aktív feladatoknak lenni. Csak egy áttekintés, felülvizsgálat után kerülhetnek vissza az aktív teendők közé.

Részletes útmutató

Hátulról haladó mód

Minden napot a hátulról haladó módban kezdesz.

A lista utolsó elemével kezdve olvasod végig a teendőket, míg olyanhoz nem érsz, amiről úgy érzed, hogy készen áll a végrehajtásra. Ezen a teendőn dolgozol, ameddig jól esik, majd lehúzod a teendőt a listádról.

Ha még nem fejezted be a teendőt, újra vedd fel a lista végére. Ha a teendő visszatérő (pl. email), akkor szintén vedd fel a lista végére.

Amint készen vagy ezzel, ismételd meg a fenti eljárást ismét a lista végétől kezdve.

N.B. Mindig visszatérsz a lista végére, amikor egy teendődet befejezted.

Elöről haladó mód

Legyen mindig egy “Előlről haladó üzemmódba váltás” feladatod a listán.

Akkor váltasz a hátulról haladó módból az elölről haladó módba, ha ehhez a feladathoz érsz, és késznek érzed a végrehajtásra.

Az elölről haladó módban való munkavégzés meglehetősen különbözik a hátulról haladó módtól.

Az elölről haladó üzemmódban a listán laponként haladsz végig. Lapozz az első nyitott elemet tartalmazó oldalra. Olvasd végig mindegyik elemet az oldalon anélkül, hogy bármit is tennél velük. Majd olvasd át újra őket és foglalkozz azzal, amit késznek érzel rá.

Maradj ugyanazon az oldalon, amíg úgy érzed, nincs további végrehajtandó feladat. Ezután lépj a követkeő oldalra és tégy hasonlóan.

Annak a jele, hogy vissza kell váltani a hátulról haladó módba az, hogy olyan oldalra érkezel, amin nem végzel el egyetlen feladatot sem. Ez a szabály nem érvényes a lista utolsó oldalára, arra, amelyikre épp feladatokat veszel fel.

Amikor visszatérsz a hátulról haladó módba, vedd fel újra az “Előlről haladó üzemmódba váltás” feladatot a listádra.

Megjegyzések:

1) Minden alkalommal, amikor visszatérsz a hátulról haladó módból az elölről haladó módba, az első aktív feladatnál kell kezdened.

2) Ha nem tudsz egy oldalon egyetlen feladatot sem végrehajtani, mert például a helyzeted nem megfelelő (azaz fizikailag lehetetlen végrehajtani őket), akkor nyugodtan hagyd ki az oldalt és folytasd az elölről haladó üzemmódban történő feldolgozást.

3) Ha a lista utolsó oldalát elérve még mindig elölről haladó üzemmódban vagy, az oldal befejezése után kezdd el megint elölről a listád feldolgozását (azaz az első aktív teendőn).

Áttekintő mód

Minden nap elején, az aktív teendők első blokkját meg kell jelölni áttekintésre (ez lehet egy vagy több teendő). Ennek jelzésére egy vonalat húzunk a blokk alá.

Bármelyik elem ezek közül érintetlen marad a következő nap kezdetéig, áttekintendőre vált. Ennek ajánlott módja a szövegkiemelés.

Ezek a teendők ezután töröltként vannak kezelve, és nem lehet őket újra felvenni a listára, hacsak nem történt meg a felülvizsgálatuk. Ezt úgy tesszük meg, hogy az “Áttekintő módba váltás” feladatot felvesszük a listára visszatérő feladatként.

Áttekintő módban újra felveheted a szüvegkiemelt részeket a listára (lásd a lentebbi iránymutatásokat). Az újra felírt, szövegkiemelt teendőket húzzuk át, hogy a későbbi áttekintések alkalmával ne foglalkozzunk velük. Akkor is érdemes kihúznod egy teendőt, ha arra jutsz, hogy nem akarod újra felülvizsgálni.

Amint készen van az áttekintés, vedd fel újra az “Áttekintő módba váltás” feladatot a listára és menj vissza abba a módba, amiben legutóbb voltál.

Iránymutatások az áttekintő módhoz

Kérlek vedd komolyan azt a szabályt, hogy nem vehetsz fel egy feladatot újra a felülvizsgálata nélkül. A teendők áttekintésre jelölése az Autofocus rendszer egyik legerősebb eleme, helytelen alkalmazása a teljes rendszer működőképességére hatással van.

Áttekintő módban alaposan meg kell vizsgálnod, hogy az egyes teendők miért kerültek felülvizsgálatra, vajon tényleg végre kell-e egyáltalán azt hajtani, vajon megérett-e az idő a végrehajtására, vajon elvon-e téged a fő céljaidtól, és egyéb releváns tényezőket. Amikor újra felveszel egy elemet gyakran érdemes feldarabolni, vagy újrafogalmazni valamilyen módon.

Gyorstalpaló

1. A nekikezdéshez csak egy jegyzettömbre és egy tollra van szükséged. Később szükséged lesz egy szövegkiemelőre is. Vedd figyelembe, hogy erősen ajánlott, hogy a rendszert előbb papíron kezdd el, még akkor is, ha később elektronikus megoldásra akarnál váltani.
2. Írj egy listát a jegyzettömbödbe azokról a dolgokról, amiket végre kell hajts: egy teendő – egy sor. A kezdéshez nem kell teljes legyen a lista. Amint eszedbe jutnak dolgok, vagy felmerülnek teendők, csak add a listához őket.
3. Vedd fel az “Elölről haladó módba váltás” teendőt.
4. Olvasd el újra a részletes útmutatót a hátulról haladó üzemmódhoz. Bizonyosodj meg róla, hogy valóban érted őket.
5. Kezdj el dolgozni a listán a hátulról haladó üzemmódban.
6. Amikor elhatározod, hogy az “Elölről haladó módba váltás” teendő készen áll a végrehajtásra, akkor olvasd el újra a részletes útmutatót az elölről hátra üzemmódhoz, bizonyosodj meg felőle, hogy teljesen érted őket és kezdj el dolgozni a listán elölről haladó módban az útmutatóban leírtaknak megfelelően.
7. Folytasd a lista feldolgozását, Elölről haladó és Hátulról haladó módban a szabályoknak megfelelően. Ne aggodalmaskodj azzal kapcsolatban, hogy milyen gyakran teszed ezt, mivel ez a körülményektől nagyban függ.
8. A következő napon olvasd el újra a részletes útmutatót az áttekintő módhoz és jelöld meg áttekintésre késznek a megfelelő teendőket, ahogy az a leírásban szerepel.
9. Kezdj el dolgozni a listán hátulról haladó módban. (Mindig hátulról haladó módban kezded a napot.)
10. Valamikor a nap folyamán olvasd újra az egész útmutatót.

Minta oldal

Példaként álljon itt a saját, eredeti Autofocus listámról egy oldal.

Megjegyzések a mintaoldalhoz:

1) A dátum a bal oldali margó legszélére van írva, az aznapi első teendő mellé. Jelen esetben ez 21/7 (magyarul 07.21 lenne).

2) A nap számát csak a törölt elemek baljára írom. Ezt minden nap elején teszem meg. Így látható, hogy van egy törölt elem (Article for “Eaglet”), amelyiknek nincs napszám az oldalán. Ez azért van, mert az adott napon foglalkoztam a teendővel.

3) A törölt elemeket egyetlen egyenes vonallal húzom ki. Amikor dolgozni kezdek egy elemen, egy pontot teszek elé a margóra (többnek is látható a nyoma). Ez segít elköteleződni a teendő mellett és megtalálni, hol is tartok. Amikor végzek a teendővel való foglalkozással, a pontból kiindulva húzom meg a vonalat.

4) Az egymás utáni kihúzott elemeket egy függőleges vonallal kötöm össze. (ford.: Az előbb említett pontok mentén.) Ez megkönnyíti a még aktív teendők megtalálását.

5) Amint az látható, két esetben a vonalak teljesen átszelik az oldalt. Ezek olyan vonalak, amik azt jelzik, hogy bizonyos feladatok áttekintésre vannak megjelölve. Ezen a napon egyetlen ilyen megjelölt elem volt: a már korábban említett Article for “Eaglet”.

Természetesen nem fontos a dátumok használata, ha nem érdekel a statisztika készítés.

Figyeld meg, hogy nem teszek semmiféle tag-et, sürgősségi jelet vagy kategóriabeli megkülönböztetést a teendőkhöz, így az oldal meglehetősen egyszerű marad.

Mint írtam

Az első alkalom június 30.-án lesz a Bobek kávézóban (Budapest, VII. Kazinczy u. 53, a Király utcától nem messze). Ha arra jársz este fél 8 és 9 között, szeretettel látunk.