Autofocus Időszervező Rendszer

Mark Forster Autofocus system-ének magyar fordítása

Hungarian translation of Mark Forster’s Autofocus system

Mi várható el a rendszertől?

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Sorban, megfontoltan haladj végig az oldal elemein, amíg kiugró elemhez érsz.

Ez a rendszer kulcsa. Ne próbálj meg fontossági sorrendet felállítani az agyadban – ez megzavarná az elméd racionális és intuitív része között fennálló egyensúlyt. Ehelyett inkább egyfajta megkönnyebbülést kell keresned a következő elemmel kapcsolatban. Nehéz leírni, de könnyű felismerni. Egyszerűen csak úgy érzed, hogy egy elem készen áll a feldolgozásra. Ha továbbmennél az olvasásban a lap aljáig, akkor úgy éreznéd, hogy ehhez az elemhez vissza kell térj. Amint ezt érzed egy feladat kapcsán, minden, a végrehajtásával szembeni ellenállásod meg fog szűnni, és könnyebbé válik a megoldása.

Addig dolgozz a feladaton, amíg neked tetszik.

Ne erőltesd magad, hogy tovább foglalkozz egy elemmel, mint amennyi ideig úgy érzed, hogy jól esik. Ez a rendszer a “keveset és gyakran” megközelítést támogatja. Amint úgy érzed, hogy már eleget tettél, hagyd abba.

Húzd át az elemet a listán, és írd a lista végére.

Tulajdonképpen jobb előbb újra felvenni egy elemet, mielőtt kihúznád, mert kevésbé felejted el, hol tartasz éppen, de el kell ismernem, én sem vagyok jó abban, hogy betartsam ezt a sorrendet. Az elemek újbóli felvétele a rendszer egyik lényeges eleme. Mindent vegyél fel, ami visszatérően merül fel (pl. e-mail, beadandó dolgozat, edzés), amin még dolgozol (pl. cikk- vagy jelentés piszkozat), ami nyomon követést igényel (pl. Miki válaszolt már?), és a hosszan tartó munkákat, úgymint egy könyv, magazin vagy folyóirat olvasása. Arra is szükséged lehet, hogy következő lépéseket vagy nyomon követési feladatokat felvegyél. Azt veszem észre, hogy a feladataimnak mintegy fele-kétharmada újra felvételre kerül ilyen vagy olyan módon.

Folytasd az adott oldalnak a feldolgozását ugyanilyen módon. Ne lépj tovább a következő oldalra, míg van fontosnak tűnő feladat ezen.

Az oldalak egységként való kezelése segít kiaknázni az úgynevezett “strukturált halogatás” előnyeit, ami azon alapul, hogy a halogatás relatív. Más szóval minden feladat könnyű lesz, ha a választhatunk, hogy azt vagy egy másik, nehezebb feladatot hajtsunk-e végre.

Ha egy olyan oldalra érkezel, amin elsőre nem találsz kiugró feladatot, akkor azon az oldalon minden elemet le kell zárni újrafelvétel nélkül. Használj szövegkiemelőt a lezárt elemek megjelölésére.

Ez az a pont, ahol a rendszer megszabadul azoktól az elemektől, amiket kiértékelés nélkül felvettél a listádra, de amik a rendszer által megmérettettek és könnyűnek találtattak. Ez megtörténhet akár nagyon hamar is (pl. ha egy nagy halom elolvasni szándékozott könyvet veszel fel), de általában elég lassan.

Kérlek, vedd komolyan azt a szabályt, hogy ne vedd fel újra ezeket az elemeket. Ez nem jelenti azt, hogy soha nem szabad felvenni őket, de mielőtt megtennéd, elég időnek kell eltelnie, és alaposan át kell gondolnod, miért maradtak ki legutóbb, vajon tényleg készen állnak-e az elvégzésre, vajon nem vonnak-e el téged a fő céljaidtól, és hasonló tényezőket. Ha egy elvégzetlenül lezárt feladatot újra felveszel, gyakran ajánlatos feldarabolni vagy valamilyen módon újrafogalmazni.

A lezárt elemek szövegkiemelése segít áttekinteni őket.

Ne feledd, hogy ez a szabály nem vonatkozik arra az oldalra, amire még írod az elemeket (tehát az utolsó oldalra).
Ha végeztél az utolsó lappal, kezdd újra az első még aktív lappal.

Az inaktív oldalakat a felül, a külső oldalon található sarokba tett kereszttel szoktam jelölni és bekarikázni, ha már nincs aktív oldal az adott oldal előtt. Ez megkönnyíti, hogy megtaláljam az első aktív oldalt. Észre fogod venni, hogy az aktív oldalak száma időről időre változik. Ennek a szövegnek az írásakor nálam kilenc van, de volt már sokféle, három-négytől egészen tizenötig.

Ez a rendszer elég addiktív (legalábbis én annak találtam), ezért hasznos lehet, ha szigorúan korlátozod a munkaidődet. Ha lejár az idő, azonnal dobd el a feladatot, és amint újrakezdődik a munkaidőd, onnan folytasd, ahol előző alkalommal abbahagytad. Be kell vallanom, én magam sem vagyok túl jó ennek a tanácsnak a megfogadásában!
Teendő archívok.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Talán már vannak egyéb teendő listáid, amikor ezt a rendszert használni kezded. Ha így van, akkor azt ajánlom, hogy az összes abban szereplő feladatot írd át ebbe a rendszerbe egy nagy rohammal, és hagyd, hogy az kirostálja őket. Ha azt találod, hogy néhányuk lezárásra kerül, akkor komolyan fel kell tenned a kérdést, hogy vajon tényleg el kell-e végezni őket vagy sem.

Ugyanakkor e-mail- és papíralapú teendő listákkal nagy a veszélye annak, hogy a hosszú feladatlista az újonnan beérkező e-mailek és papírok feldolgozásának útjában áll. Ezért azt ajánlom, hogy ezeket a teendő listákat rakd egy külön mappába, és vegyél fel olyan feladatokat a feladataid közé, mint “E-mail teendő archívok feldolgozása” és/vagy “Papír teendő archívok feldolgozása”, ahogy a “Bejövő levelek kitisztítása”, illetve a “Bejövő papírok kitisztítása” feladatokat is.

Miért működik?

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

A rendszer olyan keretet biztosít, amely segíti az agy racionális és intuitív része közötti egyensúly megteremtését.

Ha csak agyunk racionális felével akarjuk élni életünket, olyan terveket fogunk készíteni, amiket saját elménk fog kijátszani, mert elménk nem pusztán racionális alapokon működik. Legtöbben közülünk átéltek már olyan helyzeteket, amikor tudjuk (a racionális felünkkel), hogy jobb lenne, ha bizonyos dolgokat elvégeznénk ösztönösen mégis arra hajlunk, hogy elutasítsuk őket.

Másrészről viszont, ha az ösztönös indíttatásaink szerint élünk, erős hajlamunk lesz a sodródásra, lobbanékonyságra és irracionális viselkedésre.

Amikor viszont ez a két gondolkodásmód egyensúlyban van, képesek vagyunk olyan racionális döntéseket hozni, melyek összhangban vannak bensőbb érzéseinkkel és érzelmeinkkel. Az Autofocus rendszer olyan keretet ad, amely lehetővé teszi ezt. Amikor arról beszélek, hogy a “rendszer” hozza meg a döntést, valójában arra gondolok, hogy a rendszer olyan keretet biztosít, amelynek segítségével stresszmentes módon mi magunk hozzuk meg ezeket a kiegyensúlyozott döntéseket.

Mit tegyél és mit ne

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

MINDENKÉPP higgy a rendszerben. A felépítéséből adódóan jobb döntésekhez segít hozzá, mint ha magadra lennél hagyva.

MINDENKÉPP használd a józan paraszti eszedet. Ha olyan merül fel, amit azonnal meg kell tenned, akkor tedd is meg azonnal.

SEMMIKÉPP ne próbáld előszerkeszteni a rendszerbe kerülő dolgokat. Ha így tennél, akkor kevésbé hatékony módon priorizálnál, mint maga a rendszer.

MINDENKÉPP készülj fel rá, hogy a dolgok eltérő ütemben haladnak majd. Egyesek gyorsan, mások lassabban, megint mások egy időre le is állhatnak, és lesznek olyanok, amelyek egy az egyben visszautasításra kerülnek. Ennek így kell lennie.

SEMMIKÉPP ne használd a rendszert olyan feladatokra, amiket a nap bizonyos szakában kell elvégezni. Ezek közé tartozhat a főzés, zene-gyakorlás, bolt bezárása, stb.

MINDENKÉPP olvasd át a fennmaradó elemeket a listádon, amikor egy hosszabb szünet után érkezel vissza. Ez segíteni fog abban, hogy egy átfogó képet alkoss az elvégzésre váró munkákról.

SEMMIKÉPP ne feledj nyomon követő és emlékeztető feladatokat beletenni a rendszerbe. Ezek elengedhetetlen módszerek ahhoz, hogy követni tudd a haladásodat.

MINDENKÉPP rögzíts sok kreatív feladatot, úgymint “Gondolkozni arról, hogy…”; “Kinyomozni, hogy…”; “Megbeszélni, hogy…”;”Átgondolni, hogy…”

MINDENKÉPP tegyél egy dátumot minden nap a nap első feladata után. Bár ez nem elengedhetetlen része a rendszernek, segít mérni a haladásodat.

MINDENKÉPP legyen nálad valamilyen eszköz, ahova rögzíteni tudod a benned felmerülő ötleteket és feladatokat, akkor is, ha nincs nálad a listád.

MINDENKÉPP használj valamilyen megoldást azon feladatok kezelésére, amelyeket csak egy jövőbeli időpontban lehet végrehajtani. (Tickler file, Outlook emlékeztető, Naptár, stb.)

MINDENKÉPP használj külön füzetet és listát mindegyik helyre, úgymint “Otthon”, “Munkahelyen”, stb.

Fordította / Translated by: Tibor Fekete

Szerkesztette / Edited by: Adam Schmideg

“Spinning plates” meeting method

I was to facilitate a group of eight people. I collected from each member what they wanted to deal with, and added some ideas that had emerged from the conversations with them. It grew to a massive list of thirty-something items. I felt tempted first to find a common pattern in all these issues, to have a central issue. Then I changed my mind from a number of reasons.

Since I’ve been using Mark Forster’s Autofocus for two months now, it inspired me to try something similar in a group setting. I also asked at Mark’s forum if anyone had experience with it, Mark himself gave me some ideas.

Making a list in a group is easy, anyone can add an item or ask the facilitator to add it. There are two steps that don’t easily translate to a group,

• Pick a task that stands out. Different members would pick different tasks. How to find the task that stands out to the group as a whole?
• Work on an item until you feel like doing so. The same problem here, one member would stop, the other would go on.

When to stop working on a task seemed easier to me. I gave each participant a yellow and a red index card. They could put a card into the middle anytime, they could even take them back if they wanted. The red card means, stop it right now. If a red card appeared, we stopped
there, maybe even in the middle of a sentence. Red cards gave people a sense of security that they can stop a process and the rest of the groups would respect it.

A yellow card means, I am running out of oomph. This is just a warning sign. The more the yellow cards, the stronger the warning. When I saw four yellow cards, so half of the group was losing energy, I stopped the process.

I, the facilitator, also had a red and a yellow card. This way I could give feedback about the process without having to use external means. When I felt a discussion is getting off-topic, I didn’t interrupt them and comment on what I observed, but simply showed my yellow card.

I introduced one more element, a timer that I set to 15 minutes as soon as a task was chosen. When the timer went off, it worked just like a red card. Using a timer proved an efficient way to keep the group focused. Even if they were bogged down or side-tracked in a heated conversation, it couldn’t last longer than 15 minutes. Timing also helped in keeping the energy high.

To pick the task that stands out for the whole group, I had two methods. When I took part at one of Keith Johnstone’s workshops, I enjoyed the exercise called “Speak in one voice”. Keith said something and the group as a whole responded. It’s an amazing and shocking experience that you improvize a conversation with twenty other people in unison. That gave me the idea to ask members of the group to scan the list, then say one task as a group. Unfortunately, it didn’t work. The group was quite cooperative, but people had different issues. I would say the method half worked, because half of the group said one task, the other half another task. It just didn’t resolve into one. So I tried a more traditional method.

The tasks were written on a flip chart, marked with letters, A, B, C, etc. My instructions to the participants were as follows,

• Scan the tasks individually
• Pick one that stands out
• There might be some tasks that also stand out, but one of them stands out most.
• Remember the second rank tasks, too.
• I will say the letters of the tasks. If you hear the one you picked, stand up. If you hear one of the second rank tasks, raise your hand.
• Standing up for a task scores 3, raising a hand scores 1.

I used a white-board with letters running from A to Z, so I could easily put the sum near the letter and remove them after each round. The group choice was evaluated using a simple method,

• If no letter gets more than 5 scores, the whole page is dismissed. A minimum of 6 scores in a group of 8 people means, it stands for at least two people or it almost stands out for the majority.
• The highest score wins.
• If two letters get the same score, the first one on the page wins.

This ensures we process the old ones first. This whole selection and voting process took only a minute or two, especially after a few rounds when the participants got used to it.

I learned a lot during this workshop,

• The group worked on a high energy level. They couldn’t stop, wanted to do more and more. I had to tell them we’d better stick to the original schedule.
• Some participants felt frustrated that no big issues were completely finished. Results were less tangible, people were asking, “fine, but when am I goint to take home?”
• Some participants felt more relaxed about decisions. They said decision making felt organic rather than labored or forced.
• There were issues important to a few individuals only. After the group issues were dealt with, the whole group was willing to deal with these individual issues.

One last word about the name, a participant said this method reminded him of spinning many plates, giving some attention to each.